Objectif

Vous travaillez en collaboration avec une agence événementielle que vous devez briefer, accompagner, et dont vous devez valider les propositions. Cette formation a pour objectif de vous donner des outils et de vous transmettre des réflexes pour être plus performant : que peut-on attendre d’une agence d’organisation d’événement, comment la choisir, quels éléments lui transmettre, comment optimiser la relation et la qualité de l’événement ?

Public visé

Direction des services communication de moyenne et grosses sociétés, institutions et associations, attachés de presse, responsables et assistants de communication interne, externe, responsables et attachés de production de services événementiels.

Contenu

Jour 1

• Introduction, présentation
• Une agence d’organisation d’événement : pourquoi et quel fonctionnement ?
• Comment choisir les agences qui vont faire partie de l’appel d’offre ?
• Élaboration des outils pour l’appel d’offre
• Comment briefer une agence ?
• Comment évaluer une recommandation  ?

Jour 2

• Débriefer l’agence retenue
• Lire un budget
• Questions / réponses sur le brief, son évaluation
• Accompagner l’exécution :
  • Votre rôle / celui de l’agence
  • Retro planning
• Valider / optimiser :
  • process de validation à définir
  • suivi budgétaire, procès de facturation
• Exercices, évaluations et discussions

Objectif

Comment élaborer un budget et fabriquer une grille budgétaire : savoir constituer un document complet qui inclut les hommes, le temps de travail estimé, les différents prestataires, et toutes les charges inhérentes selon le type d’événement que vous aurez évalué.

Public visé

Directeurs et adjoints des services communication et marketing de sociétés, institutions et associations. Responsables et attachés de presse, responsables et assistants des services de communication interne, externe, responsables et assistants de production de services événementiels, chefs de projet.

Contenu

Jour 1

• Introduction / Présentation des participants
• Les différents métiers et intervenants du secteur
• Élaboration du budget : organiser le document
• Les différents produits et charges (factures, salaires et notes de frais)
• LES HOMMES (RH) :
  • Organigramme agence / annonceur, comment estimer le temps homme, formation d’une équipe, recrutement / contrats de travail / charges sociales
• LES FOURNISSEURS :
  • La sélection d’un prestataire, la collaboration, les procédures administratives et la TVA

Jour 2

• Exercice : lecture d’un projet et déduction d’une grille budgétaire
• Evaluation et discussions
• Les spécificités d’un budget d’agence
• Avoir une notion des prix pour différents types d’événements
• Les arbitrages budgétaires : comment prioriser les dépenses

Objectif

Savoir s’organiser en utilisant les outils de base pour aménager les différentes phases d’un projet : rétro planning, jalonnement, conducteur, listes techniques ou feuilles de route : comment les faire concrètement.

Public visé

Directeurs et adjoints des services communication et marketing de sociétés, institutions et associations. Responsables et attachés de presse, responsables et assistants des services de communication interne, externe, responsables et assistants de production de services événementiels, chefs de projet.

Contenu

Jour 1

• Introduction et présentation des outils de travail standard
• Organiser son temps et ses priorités : fabrication d’un rétroplanning
• Exercice commun : lecture d’un projet et création d’un rétroplanning
• Évaluation et discussions
• Le jalonnement : rédaction d’un jalonnement
• Exercice commun : lecture d’un projet et rédaction d’un jalonnement
• Évaluation et discussions

Jour 2

• Rédaction de la liste technique
• Rédaction des feuilles de route
• Exercices, évaluations et discussions
• Le conducteur : rédaction d’un conducteur
• Exercice commun : lecture d’un projet et rédaction d’un conducteur
• Évaluation et discussions

Objectif

Ce module permet d’identifier les besoins et bien mettre en œuvre l’organisation logistique autour d’un événement : créer une base de données, gestion des invités, du transport, des transferts, de l’hébergement, de la restauration, gestion des flux, de la signalétique, de l’accueil…

La logistique événementielle c’est l’art de mettre la forme au service du fond de l’événement. Si cette forme est impeccable, elle sera oubliée au profit du fond de l’événement. Il vaut mieux que les invités se souviennent du message transmis en convention que de la file d’attente au vestiaire…

Public visé

Directeurs et adjoints des services communication et marketing de sociétés, institutions et associations. Responsables et attachés de presse, responsables et assistants des services de communication interne, externe, responsables et assistants de production de services événementiels, chefs de projet.

Contenu

Jour 1

• Introduction et présentation
• Définition de la « logistique événementielle »
• Programme : le canevas
• Gestion des invités
  • élaboration d’un fichier, quels outils de gestion proposer
• Gestion des invités : l’invitation
  • quel support utiliser, le contenu, la création
• Gestion des invités : le suivi, les courriers, les fichiers
  • le suivi des inscriptions, le courrier de confirmation, les fichiers (ou exports)
• Gestion des transports
  • le choix d’une destination ou d’un lieu, les acheminements, les transferts, le timing, les autorisations
• Feed-back de la journée

Jour 2

• Gestion de l’accueil et des flux
• A. Accueil : le premier contact
• B. Accueil en amont de l’événement et les moyens
• C. Accueil sur le site de l’événement
• D. Définition des flux et signalétique
• Hébergement
  • choix et critères d’un hôtel, préparer une rooming-list
  • lire un devis, les conditions, les différentes TVA
• Restauration
  • choix du format, choix du lieu et implantation, élaboration du menu, thématique, art de la table, le service et le ratio de serveurs
• Coordination sur place
• Méthodologie d’accompagnement et outils
  • retro planning, repérages, réunions de comité de pilotage, déroulé logistique, briefs des prestataires
• Feed-back de la journée

Objectif

Reconnaître les niveaux de responsabilité dans l’organisation d’un événement, gérer les assurances, les autorisations, les bureaux de contrôle et la sécurité pour un bon déroulement des opérations.

Public visé

Directeurs et adjoints des services communication et marketing de sociétés, institutions et associations. Responsables et attachés de presse, responsables et assistants des services de communication interne, externe, responsables et assistants de production de services événementiels, chefs de projet.

Contenu

Jour 1

• Introduction / présentation
• Notions de responsabilités :
  • Rôle de l’organisateur
  • Responsabilité des sous traitants
  • Spécificité des agents de voyage
  • Alcool
• Assurances
  Quelles sont les assurances à souscrire pour couvrir un événement ?
• Gestion du risque opérationnel
  • Sécurité : gestion des flux / sécurité incendie / moyens de secours
  • Commission de sécurité / Bureaux de contrôle
  • Demandes d’autorisations

Objectif

Savoir comment organiser un événement sur la voie publique : autorisations, gestion du risque, sécurité, assurances et législation autour de l’alcool, communication.

Public visé

Directeurs et adjoints des services communication et marketing de sociétés, institutions et associations. Responsables et attachés de presse, responsables et assistants des services de communication interne, externe, responsables et assistants de production de services événementiels, chefs de projet.

Contenu

Jour 1

• Introduction, présentation
• Intervention sur la voie publique :
  • mécanismes d’autorisation
  • rédaction d’un dossier préfecture
  • commission de sécurité et bureaux de contrôles
  • exemples de dossier
• Gestion des risques spécifiques
  • assurances
  • gestion des buvettes / lois pour l’alcool
• Communication
  • communiquer pour faire venir

Objectif

S’initier à la technique pour :
- mieux comprendre les différentes techniques à notre disposition
- avoir un avis sur les prestations proposées
- savoir lire un devis de prestataire technique

Public visé

Directeurs et adjoints des services communication et marketing de sociétés, institutions et associations. Responsables et attachés de presse, responsables et assistants des services de communication interne, externe, responsables et assistants de production de services événementiels, chefs de projet.

Contenu

Jour 1

• Introduction, présentation
  • Comment calibrer un événement par rapport à ses besoins
  • Rapport d’échelle
  • Lire un plan d’implantation
  • Règles de sécurité, ERP, CTS, UP

• Lumière
  • Grands principes : lumière automatique / traditionnelle / gobos / consoles / direction photo / personnel nécessaire
• Son
  • Grands principes : captation / diffusion/ HF ou filaire / consoles / personnel nécessaire /règles (dB)

Jour 2

Vidéo

• Grands principes
  • Captation, infographie, habillages, diffusion en salle, diffusion sur le web
• Le personnel nécessaire
• Outils de travail à distance
• Formats : quels formats pour les supports diffusés
• Clés pour lire un budget technique
• Innovations techniques

Objectif

Créer et utiliser les outils adaptés à l’administration de production : notions et documents comptables, élaboration de contrats, gestion des clients et gestion des fournisseurs (bons de commandes, facturation…), le travail à l’étranger avec achat de devises, taux de change… Le tout avec une remise à niveau sur Excel.

Public visé

Administrateurs de production, assistants de production, secrétaire de production.
Chefs de projet et assistants chef de projet d’agences événementielles.

Contenu

Jour 1

• Introduction à l’administration de production :
• les enjeux (ne pas dépenser l’argent que l’on n’a pas)
• les métiers liés
• Notions comptables :
  • charges et produits, fournisseurs, clients, salariés, notes de frais

Jour 2

• RH : engager quelqu’un et sous quelle forme, conventions collectives, charges sociales
• Fournisseurs : bons de commande, conditions de règlement, d’annulation, rédaction d’un contrat…

Jour 3

• Notes de Frais : avance régie, répartition des charges, remboursement des frais, spécificité des frais km
• Client : bons de commande, facturation, conditions de règlement, d’annulation, rédaction d’un contrat…
• Exercices
• Évaluations et discussions

Jour 4

• Présentation du point de vue comptable :
  • le rôle de chacun et les bases d’une bonne collaboration
  • gestion analytique
  • documents comptables sur lesquels on s’appuie
  • le plan comptable
  • TVA
• Travailler à l’étranger : taux de change, achats de devises

Jour 5

• Rapprochement des comptes de production et des comptes de la société
• Remise à niveau sur Excel, trucs et astuces
• Exercices de synthèse
• Évaluations et discussions

Objectif

Prendre conscience et prendre connaissance des cadres légaux de notre métier, en présence de professionnels pointus avec lesquels il sera possible d’échanger : assureur, responsable de bureaux de contrôle et directeur des ressources humaines, expert juridique : responsabilités, gestion des autorisations, les bureaux de contrôle, la sécurité, gestion des ressources humaines, des contrats et des conventions collectives liés, gérer les facturations et ses délais, la TVA à l’étranger…

Public visé

Directeur de production, administrateurs de production, assistants de production, secrétaire de production. Chef de projet, assistant chef de projet.

Contenu

Jour 1

• Introduction et présentation de chacun
• Assurances. Comprendre les bases : notions de risque, de l’aléatoire, structures et formes de contrats. Les différents intervenants et leurs rôles : agent d’assurance, compagnie assurances et compagnie de réassurance. Rôle de l’organisateur, responsabilité des sous traitants, des contrats de sous-traitance.
• responsabilité civile : différence entre responsabilité civile contractuelle et responsabilité pénale.
• comment se déclenchent les garanties de la responsabilité civile. Notion de la faute du tiers et du préjudice.
• Garanties de la responsabilité civile.
• Questions / réponses

Jour 2

• Assurances de dommages : tous risques matériel : garanties principales, exclusions principales et particularités dans les métiers du spectacle. Tous risques exposition / objet d’art / instrument de musique. Savoir comparer les contrats : étude comparative en 5 points.
• Assurance multirisque : assurance salle / bureau / appartement : comment lire et comprendre un bail ou un contrat de location et l’adapter en assurance.
• Assurance pertes financières : perte d’exploitation, annulation, spécificités assurance audiovisuelle, weather day.
• Cas pratiques, questions / réponses

Jour 3

• Demandes d’autorisations : quoi demander à qui et dans quel cadre ?
• Bureaux de contrôle : pour quelles garanties ?
• Sécurité opérationnelle : sécurité incendie, les EPI
• Évaluation et discussions

Jour 4

• RH : les règles
• Quelles sont les différentes possibilités de salarier quelqu’un ?
  Contrats, charges sociales, droits d’auteurs, intermittents, CDD d’usage…
• RH : les pièges
  • Conventions collectives
  • Durée du temps de travail
  • Conditions de travail
• Questions / réponses

Jour 5

• Facturation, délais de paiement, TVA, TVA intracommunautaire
• Travailler à l’étranger
• Juridique : trucs et astuces, contrats, litiges…
• Exercices, évaluation et discussions

Objectif

Vous devez répondre à un appel d’offre d’une institution publique : comment y répondre, comment accompagner l’institution et comprendre ses priorités. Cette formation a pour objectif de vous donner des outils et de vous transmettre des réflexes pour être plus performant.

Public visé

Professionnels de la communication en  agences, en free lance. Directeurs et adjoints des services communication et marketing de sociétés, responsables et attachés de presse, responsables et assistants des services de communication du secteur privé concernés par le service public et ses marchés.

Contenu

Jour 1

• Introduction, présentation des participants
• Présentation de ce qu’est une Institution Publique
• Comprendre le cadre de la réponse à l’appel d’offre

Les types d’appel d’offre, les critères de sélection, l’organisation de la décision

• Répondre à l’appel d’offre

Analyser l’entité pour comprendre ses attentes

• Élaboration de réponse des outils à l’appel d’offre

Dossiers de réponse, grilles de cotation, outils de reporting

• Comment présenter son projet
• Constitution d’équipes et remise d’un cas type

Jour 2

• Présentation des projets devant jury
• Evaluations / questions / réponses
• Accompagnement
• Restitution à la fin du projet et bilan de l’opération

Objectif

Comprendre les bases techniques nécessaires pour parler le même langage que les prestataires techniques : HF, ERP, CTS, UP captation vidéo, rigging, blondes, ampérage, broadcasting, IP, 3D, wifi… autant de termes techniques que vous devez connaître pour bien gérer un événement : tout ce que vous voulez savoir sur les notions techniques sans oser le demander… Avec une visite dans d’un entrepôt technique.

Chaque jour, une grande thématique abordée (lumière, son, vidéo) mise en pratique le lendemain dans des exercices : apprendre comment ça marche pour identifier l’installation pour tel besoin de tel budget…

Public visé

Directeur de production, assistant de production, chargé de production, administrateurs de production, secrétaire de production, régisseur, directeur technique junior.

Contenu

Jour 1

• Présentation de chacun et de la formation
• Introduction à la sécurité des salles : ERP, CTS, UP, …
• Introduction à la distribution électrique
• Règles de sécurité liées

Jour 2

• Exercice électrique
• Évaluation et discussions
• Introduction à la scène et au rigging
• Règles de sécurité liées

Jour 3

• Exercice scène et rig
• Évaluation et discussions
• Introduction à la lumière : lumière automatique / traditionnelle / gobos / consoles / direction photo / personnel nécessaire
• Règles de sécurité liées

Jour 4

• Exercice lumière
• Évaluation et discussions
• Introduction au son : captation / diffusion / HF ou filaire / consoles / personnel nécessaire / dB et isolation phonique
• Règles de sécurité liées

Jour 5

• Exercice son
• Évaluation et discussions
• Introduction à la vidéo (captation) : régie Cam / Car régie / implantation caméra / transmission du signal / quels métiers
• Règles de sécurité liées

Jour 6

• Exercice vidéo
• Évaluation et discussions
• Introduction à la vidéo (diffusion) : quels formats et supports / quels équipements (écrans, projection…)
• Règles de sécurité liées

Jour 7

• Exercice vidéo
• Évaluation et discussions
• Lire un plan

Jour 8

• Validation des acquis : exercices
• Évaluation et discussions
• Visite d’un entrepôt technique

Jour 9

• Lire un devis technique
• Les effets spéciaux : pyrotechnie intérieur / extérieur, ballons, laser, confettis …

Jour 10

• Télécommunications et réseaux (IP, HF, wifi, …)
• Bonus : innovations techniques : hologrammes, 3D…

Objectif

Comprendre les bases techniques nécessaires pour parler le même langage que les prestataires : initiation au  rapport d’échelle, aux structures, à la menuiserie, à la peinture, à la serrurerie, à la tapisserie mais aussi à l’accessoirisation et à toutes les règles de sécurité liées à la décoration.  Lire un plan, un devis technique et concilier les exigences du concepteur avec la réalité… La visite d’un atelier décor et de studios télés vous plongera dans le concret !

Public visé

Directeur de production, assistant de production, chargé de production, administrateur de production, secrétaire de production, régisseur, directeur technique junior.

Contenu

Jour 1

• Présentation de chacun et de la formation
• Présentation du milieu : les intervenants du marché et définition du rôle d’un prestataire en décoration

• Comment choisir un lieu d’événement ?
• Comment utiliser un lieu : rapport d’échelle et implantations

Jour 2

• Exercice : comment lire un plan et exercices d’implantation
• Évaluation et discussions

• Réalisation d’un cahier des charges pour un prestataire déco
• Les différents corps de métier concernés : conception, structures et accroches, menuiserie

Jour 3

• Les différents corps de métiers (suite) : serrurerie, tapisserie, peinture, nouvelles techniques, …

• Ameublement et accessoirisation : rencontre avec une professionnelle

Jour 4

• Exercice : lire un devis de déco
• Évaluation et discussions

• Les équipes déco : quelles personnes pour quelles fonctions ?

Jour 5

• Exercice : faire un devis de déco
• Évaluation et discussions

• Définir un planning de montage / démontage déco, en lien avec les autres corps de métiers

Jour 6

• Exercice : construire un planning de montage / démontage
• Évaluation et discussions

• Visite d’un atelier de décor

Jour 7

• Montage d’une opération  : règles de sécurité

• Respect du salarié, horaires de travail, condition de travail

• Ignifugation des matériaux

• Travail en hauteur

• PV de sécurité

• Notes de calcul et bureaux de contrôle

• Assurances

• Comment contrôler que le produit livré est en adéquation avec le devis

Jour 8

• Validation des acquis : exercices
• Évaluation et discussions

• Exploitation d’un décor
• Démontage d’un décor

Jour 9

• Exercices de synthèse
• Évaluation et discussions

• Références de prix et de prestataires
• Trucs et astuces : faire vrai avec du faux

Jour 10

• Visite d’un studio de télévision

• Les contraintes liées à la captation d’un décor

Objectif 

Comprendre le processus de la chaîne graphique et intégrer les délais de fabrication : découvrir les outils qui la constituent, l’importance de l’image de marque, de ses rendus. Maîtriser la réalisation et les supports de communication: imprimé, internet et multimédia. Savoir quoi demander sur un  bon de commande et signer un BAT sans avoir de surprises… Couché brillant, grammage, tramage, offset, demi-ton, fond perdu… Parler la même langue que l’imprimeur. Visite d’une imprimerie.

Public visé

Directeur de production, assistant de production, chargé de production, administrateur de production, secrétaire de production.
Régisseur, directeur technique, directeur technique junior, directeur de la logistique.
Directeurs et adjoints des services communication et marketing de sociétés, institutions et associations. Responsables et attachés de presse, responsables et assistants des services de communication interne, externe de sociétés, institutions et associations.

Contenu

Jour 1

• Introduction et présentation de chacun
• La chaîne graphique
  • Couleur CMJN (print) et RVB (web, vidéo)
  • Typo, éléments extérieurs
• La chaîne graphique
  • Différence entre postscript et pixel : fichiers TIFF, EPS, PDF, ILLUSTRATOR
  • Flashage pour le print (qualité des sources images)
• Les outils
  • Informatique Hardware et Software (suite CS avec Illustrator, Photoshop, In Design)

Jour 2

• Exercices : un logo pour sa marque, en-tête, carte de visite
• Evaluation et discussions
• Les procédés de fabrication
  • Personnel : imprimante individuelle
  • Professionnel :
    • imprimeur et types d’impression
    • reprographie et types d’impression
    • matières et notions budgétaires

Jour 3

• Exercices : déclinaison du logo sur un événement (affiche, flyer)
• Évaluation et discussions
• Stratégie de la marque à long terme
  • Visibilité et image globale
  • Déclinaison et développement

Jour 4

• Exercices : relation avec le prestataire
  • Comment briefer un illustrateur, un imprimeur, un photographe : jeu de rôle
• Evaluation et discussions
• Visite d’une imprimerie

Jour 5

• Multimédia : les possibilités offertes et les contraintes
• Reprise des notions étudiées et synthèse globale

Objectif

Acquérir les bases de l’anglais pour la production, la technique et la logistique : pendant la conception d’un événement, sur un plateau, pendant un montage : bien communiquer avec les mots précis, être sur la même longueur d’onde : un fondamental ! Cette formation vous permettra d’acquérir le vocabulaire technique indispensable pour s’entendre avec des anglophones.

Public visé

Assistant de production, chargé de production, administrateurs de production, secrétaire de production d’agences événementielles, directeurs et adjoints des services communication et marketing de sociétés, institutions et associations. Chef de projet et assistant chef de projet. Responsables et attachés de presse, responsables et assistants des services de communication interne, externe. Régisseur , directeur technique, directeur logistique.

Document remis :

Un dictionnaire anglais français technique.

Contenu

Jour 1

• Discussion en anglais / évaluation du niveau
• Vocabulaire de production

Jour 2

• Discussion et exercices
• Vocabulaire son / lumière / distri / vidéo / rig

Jour 3

• Discussion et exercices
• Vocabulaire structure / déco / pyrotechnie

Jour 4

• Discussion et exercices
• Vocabulaire logistique

Jour 5

• Discussion et exercices

Objectifs

Acquérir les bases, trucs et astuces d’Excel pour une utilisation professionnelle autour des métiers de la production événementielle : rétroplanning, budget, jalonnement, conducteur, liste technique, feuilles de route… tout peut être maîtrisé via ce logiciel.

Public visé

Assistant de production, chargé de production, administrateurs de production, secrétaire de production d’agences événementielles, directeurs et adjoints des services communication et marketing de sociétés, institutions et associations. Chef de projet et assistant chef de projet. Responsables et attachés de presse, responsables et assistants des services de communication interne, externe. Réalisateurs, assistants réalisateurs, régisseur, directeur technique, directeur logistique.

Contenu

Jour 1

• Présentation de chaque participant

• Visite guidée d’Excel

• Objectif : fabriquer un calendrier

Technique de mise en forme, gestion des classeurs, gestion des feuilles de calcul, fonctions de base, impression, utilisation de l’aide, mise en forme
, technique de saisie

Jour 2

• Exercices : fabrication d’un planning / calendrier
• Évaluation et discussions

• Objectif : fabriquer une base de données logistiques

Les formules dans Excel, syntaxe de base, fonctions, gestion de liste, tri, filtres, tableau croisé dynamique

Jour 3

• Exercice : fabrication d’une base de données logistiques
• Évaluation et discussions

• Objectif : fabrication d’un budget

Les audits, les références relatives, absolues et mixtes, les fonctions Statistiques / Somme élaborée

Jour 4

• Exercice : fabrication d’un budget
• Evaluation et discussions

• Amélioration visuelle des tableaux, barre d’outils dessin, graphique, création de modèle simple, protéger une feuille de calcul, enregistrer et utiliser un modèle

Jour 5

• Fonctions logiques, fonction de recherche
• Conception de modèle complexe
• Validation de données, consolidation, analyse prévisionnelle, valeur cible, solveur et gestion de scénario, automatisation de tâches
• Formulaire Internet
• Evaluation et discussions

Objectif 

Acquérir les bases, trucs et astuces de FileMaker Pro dans l’objectif d’une utilisation professionnelle.

Public visé

Assistant de production, chargé de production, administrateurs de production, secrétaire de production d’agences événementielles, directeurs et adjoints des services communication et marketing de sociétés, institutions et associations. Chef de projet et assistant chef de projet. Responsables et attachés de presse, responsables et assistants des services de communication interne, externe. Régisseur, directeur technique, directeur logistique.

Contenu

Jour 1

• Introduction et présentation de chacun
• Évaluation du niveau de chacun  à l’aide de documents personnels apportés
• FMP : principes de base
• Règles du jeu pour créer un outil efficace / Organisation des données

Jour 2

• Exercices
• Évaluation et discussions

Jour 3

• Exercices
• Évaluation et discussions

Jour 4

• Exercices
• Évaluation et discussions

Jour 5

• Exercices
• Évaluation et discussions